WITTENBURG GROUP – BLOG 7

Wittenburg Group is een innovatief familiebedrijf dat de ambitie heeft een excellente organisatie te worden. De organisatie zet daarvoor het nieuwe EFQM-model in. Ondersteund door het INK. Voor beide organisaties een mooie kans: Wittenburg Group krijgt de meest actuele benadering voor business excellence ter beschikking. Het INK kan deze nieuwe benadering toepassen in een vooraanstaand bedrijf dat goed presteert, maar de lat voor zichzelf hoger willen leggen.

Jeroen Vaartjes, Global Quality Assurance Manager Wittenburg Group en Ruud Stassen Counsel INK•next doen verslag van de pilot voor de toepassing van het EFQM-model bij Wittenburg Group.

Ruud: Wittenburg Group heeft zich in de afgelopen maanden een beeld gevormd van trends, belanghebbenden en hun belangen. Scenario’s voor de toekomst zijn bekeken en er zijn prioriteiten voor het ontwikkelproces vastgesteld. Een belangrijke onderdeel van het proces was het vaststellen van Kritische Succes Factoren (KSF-en). Gemeten wordt er een heleboel, maar waar stuur je nou op?

Jeroen: Het EFQM-model helpt om alle belangen en belanghebbenden goed in beeld te houden en van daaruit na te denken over KSF-en. In ons geval hebben we nog eens goed overwogen hoe we de ontwikkeling van onze medewerkers willen monitoren. Het gesprek over KSF-en hebben we met alle managers samen gevoerd. Iedereen hanteert vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid andere parameters. In het gesprek wordt duidelijk waar je op moet sturen om elkaar te versterken. Met het belang van een goede performance voor klanten en anderen belanghebbenden voor ogen natuurlijk!  

Ruud: Het komt er nu op aan! Inmiddels zijn jullie een flink eind gevorderd met jullie organisatiebeschrijving in AssessBase, het online tool dat gebruikt wordt bij de voorbereiding van het EFQM-assessment.

Jeroen: Inderdaad, eind september vindt het assessment plaats. We leggen nu de laatste hand aan een samenhangende organisatiebeschrijving in AssessBase. Deze tool is ingedeeld naar de  aandachtsgebieden van het EFQM-model. Gestructureerd komt aan de orde welk beleid je hebt uitgestippeld, hoe je het hebt geïmplementeerd en wat je doet om te checken of dat beleid ook werkt in de praktijk. Ook wordt stilgestaan bij de sturing op basis van de resultaten die je behaalt. In de tool nemen we korte beschrijvingen op en relevante documenten die we in de organisatie al hanteren.

Ruud: Hoe is het werken met AssessBase je bevallen?

Jeroen: Het mooie eraan is, dat je stap voor stap langs alle dwarsverbanden tussen de aandachtsgebieden van het EFQM-model wordt geleid. Daarnaast is het zo opgezet dat per aandachtsgebied op een systematische manier gereflecteerd wordt op aspecten zoals ‘deployment’ en ‘refinement’, dat maakt het verhaal van de organisatie compleet. Het biedt daarnaast de gelegenheid om met meerdere mensen tegelijk input te leveren, zo wordt het echt ons verhaal.

 Ruud:  De INK/EFQM-assessors bereiden op basis van jullie bijdragen in AssessBase hun assessment voor. Dat assessment is bedoeld om de sterke kanten van jullie organisatie uit te lichten, maar ook om jullie te voeden met verbetermogelijkheden. Met kansen voor de toekomst. Naast het bestuderen van de documentatie in AssessBase leggen de assessors een bedrijfsbezoek af en interviewen managers en medewerkers. Uiteindelijk geven zij een oordeel over de mate van business excellence die de organisatie heeft bereikt. Ze kijken ernaar uit om met jullie in gesprek te gaan. Wat zijn jouw verwachtingen van het assessment?  

Jeroen: Alweer 2 jaar geleden ben ik na explorerende onderzoeken tot de slotsom gekomen dat Business Excellence wel eens een logisch vervolg kan zijn in de ontwikkeling van de Wittenburg Groep. Er ontstaan heel snel op elkaar veel mooie dingen, die dynamiek vraagt om een nieuwe kapstok (INK/EFQM). En het stopt voorlopig nog niet, tijdens het opstellen van het voorbereidende rapport merk ik opnieuw op dat we zijn blijven leren en groeien, maar dat er ook meteen een enorme samenhang in activiteiten is ontstaan en daardoor gerichtheid. We gaan uiteraard voor de Recogniton for Excellence, maar ik ben ook tegelijkertijd heel benieuwd naar de tips en nieuwe inzichten die we van de assessoren gaan ontvangen. Of we het nou halen of niet is niet zo heel belangrijk, de waarde van het model heeft zich inmiddels wel bewezen!

Ruud: Wittenburg Group zal de eerste organisatie in Nederland zijn, die een assessment op basis  van het nieuwe EFQM-model aangaat. Het wordt een leerrijke ervaring!

De co-creatie van INK•next gaat door

In 2020 is INK•next ontwikkeld met de hulp van een groep van ervaringsdeskundigen, de co-creatoren. Die groep is nog steeds betrokken, recent vooral bij de ontwikkeling van de inhoud van de producten die organisaties moeten begeleiden in het toepassen van INK•next. Bij deze een verslag van de sessies van mei en juni, waarbij vooral gekeken werd naar toekomstige tools en de positiebepaling die NEN en INK binnenkort op de markt hopen te zetten .

Er is door de groep gekeken naar de invulling door de organisatie van de gamechanger aan één kant en de pionier aan de andere kant. Er is gekeken naar de momenten waar een organisatie van gamechanger weer evolueert naar pionier (op een bepaalde markt). Daarom is de benaming van het type ‘gamechanger’, die wellicht niet geheel waardevrij is, bekeken. ‘Regisseur’ werd vanuit de groep voorgesteld omdat dit meer een actieve en sturende rol op de achtergrond van het eigen ecosysteem onderstreept. Ook is het meer een rol binnen het geheel waarin de organisatie opereert. Dit ligt meer in de lijn van de fasen uit het eerdere INK-model. Ook vonden sommigen dat een organisatie ‘gamechanger’ in elke fase (of onder elk type) kan zijn; vooral als je kijkt naar de rol van binnen naar buiten toe.

De vierde typering is in de tweede sessie dus omgezet van ‘leidende gamechanger’ naar ‘proactieve regisseur’. ‘Regisseur’ geeft een bepaalde bescheidenheid en volwassenheid weer zonder dat men de (pro)actieve regierol wordt vergeten. Progressief beïnvloeden van ontwikkelingen binnen het eigen ecosysteem waarmee doorbraken worden gerealiseerd.

Tools in ontwikkeling
De verdere instrumentatie voor INK•next, o.a. de besproken scan, is aan de co-creatoren gepresenteerd. De analyses kunnen op verschillende niveaus (bedrijf, afdeling, keten, etc.) worden ingezet. Respondenten kunnen individueel en op elk (geaggregeerd) niveau terugkoppeling krijgen, kwantitatief en kwalitatief. De scan-resultaten vormen de basis voor verdere discussie binnen de organisatie. De tools en hun rapportage-functionaliteit zijn nog in ontwikkeling bij NEN. Er wordt ook gesproken over de mogelijkheid om de faciliteiten bruikbaar te maken voor het hoger onderwijs. Nieuws hierover en de pilot ervan bij de Wittenburg group volgt op latere termijn.

Positiebepaling
Verder is gesproken over de vier treden (zicht, inzicht, doorzicht en uitzicht) van INK.next. Vooral daar waar het de aandachtsgebieden 6 en 7 van EFQM betreft (perceptieresultaten, respectievelijk strategische en operationele resultaten). Deze zijn gespiegeld aan de zogenaamde ‘RADAR’ methodiek om te kijken welke positie de organisatie nu feitelijk bekleedt. Deze methodiek kijkt naar bruikbaarheid, relevantie en prestaties. De voormalige INK positiebepaling mist volgens de co-creatoren expliciet de focus op strategie, op visie en op de toekomst. RADAR vraagt meer naar relevante vergelijkingen en het hebben van een gunstige positie t.o.v. anderen. De eindconclusie is dat de keuze voor INK•next voor de positiebepaling van de ontwikkeling van de organisatie via de RADAR-methodiek moet gaan plaatsvinden. Een eerste uitwerking is aan de co-creatoren voorgelegd. Over de zomer wordt deze afgemaakt.

WITTENBURG GROUP – BLOG 6

Jeroen Vaartjes, Global Quality Assurance Manager Wittenburg Group en Ruud Stassen Counsel INK•next doen verslag van de pilot voor de toepassing van het EFQM-model bij Wittenburg Group.

Ruud: Gelukkig weer een gezamenlijke sessie in het Ontwikkeltraject Wittenburg Group en INK•next. Ook al was die sessie online. Corona heeft invloed gehad op onze tijdlijnen, maar gelukkig niet op onze koers. Boeiend thema aan de orde: Cultuur en omgaan met stakeholders. Als we het over cultuur hebben moet ik altijd denken aan die bekende uitspraak: ‘Culture eats strategy for lunch’!

Jeroen: Zeker een boeiend thema! De strategie van Wittenburg Group is erop gericht om (nog) beter in te spelen op de behoeften van de klant. Onze belangrijkste klanten zitten in de sector Medical en Automotive. Sectoren die hoge kwaliteitsstandaarden hanteren en ze eisen een hoog risicobewustzijn. Grote bedrijven die goed weten hoe ze het willen hebben. We merken dat bij audit en evaluaties. Wittenburg Group doet daar al veel aan, maar wil daar nog beter in worden Wij kunnen leren van onze klanten, maar we willen tegelijkertijd ook onze eigen innovatieve kracht en flexibiliteit benutten en onze regie in eigen hand houden. Er wordt balanceerkunst gevraagd!
We hebben een beknopte cultuuranalyse opgesteld van onszelf en van onze klanten. Overeenkomsten en verschillen komen daarin duidelijk tot uitdrukking. Je ziet waar we elkaar kunnen versterken. Je ziet ook waar we straks op moeten sturen, om (heel belangrijk) dezelfde taal te blijven spreken. 

Ruud: Vanuit de cultuuranalyse zijn we doorgestapt naar het formuleren van Kritische Succes Factoren (KSF-en).

Jeroen: Inderdaad. We hadden daarvoor al eerste ideeën vastgelegd, maar wanneer je vanuit het (cultuur)perspectief van de klant kijkt, voel je de urgentie pas echt om bepaalde aspecten nog beter te monitoren. In de discussie kwam trouwens ook naar voren hoe belangrijk het is om KSF-en samen vast te stellen, over de afdelingsgrenzen heen. Want Sales stelt toch weer andere prioriteiten dan Productie en R&D. Cultuurverschillen zijn er ook intern. Het is goed om ons daarvan bewust te zijn en die verschillen constructief te benutten.

Ruud: En nou op naar het EFQM-assessment. Gedurende het hele traject is er gewerkt aan het vullen van AssessBase, de digitale tool van EFQM. AssessBase helpt om data met betrekking tot de organisatie gestructureerd te verzamelen aan de hand van de aandachtsgebieden van het EFQM-model. Tegelijkertijd wordt je al op het spoor gezet van de beoordelingscriteria die in het assessment worden gehanteerd: Voor de Organisatiegebieden Richting en Uitvoering word je bevraagd op Benadering, Implementatie en Evaluatie en Bijstelling. Bij de Resultaatgebieden op Relevantie & Bruikbaarheid van de resultaten en op de behaalde Prestaties. Zo raak je bij je dataverzameling al vertrouwd met de manier waarop assessors naar je organisatie kijken.  

Jeroen: AssessBase helpt ons inderdaad om de samenhang tussen al die dingen waarmee we bezig zijn te documenteren. Vaak kunnen we volstaan met het uploaden van bestaande documenten, soms is een nadere toelichting nodig. Gebruik van AssessBase zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet – het faciliteert om alles nog een keer beknopt vast te leggen. In september staat het assessment gepland: we zijn heel benieuwd!

Van INK-managementmodel naar EFQM-model en INK•next

Veel organisaties zijn bekend met het INK-managementmodel als hulpmiddel bij organisatieontwikkeling. Het INK-managementmodel heeft een opvolger in de vorm van het nieuwe business excellence model van de European Foundation for Quality Management (EFQM). Daarnaast heeft het INK onder de naam INK•next een nieuw maturity-concept ontwikkeld op basis van het nieuwe EFQM-model.

Dit artikel geeft kort uitleg over de verandering van het INK-managementmodel naar het nieuwe EFQM-model en INK•next. Het helpt allereerst organisaties die met het INK-model gewend zijn te werken. Maar dit document geeft ook aan waar nu juist de nieuwe focus ligt die volgens ons belangrijk voor het excellente ondernemen nu en in de toekomst.

EFQM-model: Een frisse kijk op business excellence

De belangrijkste vernieuwingen die het nieuwe EFQM-model brengt kunnen in 5 punten worden samengevat:

Organisatie als onderdeel van haar ecosysteem

Een organisatie is in het nieuwe EFQM-model een onderdeel van het ecosysteem waarin ze opereert (het grijze veld in onderstaande figuur). Dat ecosysteem oefent allerlei invloeden uit op de organisatie (de witte ‘pijlen’). Aandacht gaat uit naar de rol die de organisatie in haar ecosysteem vervult. Het nieuwe EFQM-model is sterk ‘outside-in’ gericht.

In company training Oriëntatie op INK.next en het EFQM-model

Je managementteam of veranderteam in één dag op vlieghoogte. Inhoud en toepassing van het EFQM-model en INK•next. Toegelicht aan de hand van voorbeelden uit de eigen organisatie. Samen een beeld vormen van een passend ontwikkelpad voor verbetering en vernieuwing van de organisatie.

Interesse: neem contact op via ink@ink.nl

Begeleide zelfevaluatie EFQM/INK•next

Je werkt bij een organisatie met ambitie. Jullie willen op weg naar de top. Hoe weet je hoe ver je bent? Hoe krijg je snel inzicht waar je staat?  Het INK biedt gelegenheid om een begeleide zelfevaluatie uit te voeren. Basis is het nieuwe EFQM-model/INK•next, de actuele graadmeter voor business excellence!

Opzet:

  • Kennismaking met het EFQM-model en INK•next voor de leden van de organisatie;
  • Inventarisatie van bestaande aanpakken, werkwijzen en resultaten door de organisatie;
  • Begeleide zelfevaluatie: begeleiding door het INK en uitvoering door een team uit de organisatie (bijvoorbeeld het managementteam of een veranderteam);
  • Opstellen beknopte rapportage met vaststelling van prioriteiten voor doorontwikkeling.

Interesse: neem contact op via ink@ink.nl 

Een kickstart met het nieuwe EFQM-model

Het nieuwe EFQM-model helpt organisaties om verandering te managen en prestaties te verbeteren.  Voor managers en medewerkers is het een leidraad voor organisatieverbetering en -vernieuwing. Het EFQM-model is toekomst- en ontwikkelingsgericht. Het brengt sterke punten aan het licht, maar ook kansen voor de toekomst. Organisaties die met het INK-managementmodel of het voormalige EFQM-model hebben gewerkt zullen de filosofie herkennen, maar verrast zijn door de totaal nieuwe opzet.

Het INK ontwikkelde een compact programma om in je organisatie  een kickstart te maken met het nieuwe EFQM-model. Je verwerft basiskennis over het model. Je inventariseert met je team sterke kanten en kansen voor de toekomst. Onder begeleiding van een ervaren INK/EFQM-assessor. Een prima methode om je agenda voor het bereiken van een uitstekende organisatiekwaliteit en aansprekende resultaten. Meer informatie? Mail naar ink@ink.nl  

EFQM Knowledge Base

 

 

KnowledgeBase is de kennis- en inspiratiebron voor organisaties die streven naar een uitstekende organisatiekwaliteit en aansprekende resultaten. Praktijkvoorbeelden van toporganisaties op alle aandachtsgebieden van het EFQM-model. Van het ontwikkelen van een innovatiecultuur in een non profit organisatie tot het toepassen van de UN Sustainable Development in een multinational, KnowledgeBase brengt je de kennis en ervaring van toonaangevende organisaties en publicaties. Een eindeloze bron van inspiratie. Meer informatie? Mail naar ink@ink.nl 

EFQM Assess Base

 

 

Wil je gaan werken met het nieuwe EFQM-model en de ontwikkeling van je organisatie gestructureerd vastleggen? AssessBase biedt je een digitale omgeving waarin je aan de hand van de aandachtsgebieden van het EFQM-model je startsituatie en verdere ontwikkeling kunt documenteren.  Volledig webbased, volledig beveiligd. Een krachtig hulpmiddel op weg naar een cultuur gericht op verbeteren en vernieuwen en uitstekende prestaties. Meer informatie? Mail naar ink@ink.nl

INK•next maakt business excellence bereikbaar

 

INK•next maakt business excellence bereikbaar

In welk organisatietype herkent u zich het meest? De enthousiaste pionier, de ambitieuze groeier, de gevestigde speler of de leidende gamechanger? INK•next heeft  beschreven hoe deze typen eruit zien, als ze excellent worden vormgegeven. Inspirerende beschrijvingen waar je je eigen organisatie aan kunt spiegelen. Voor een check op het nu en een perspectief op de toekomst!

Lees meer in INK•next, een managementgids voor excellent ondernemen