Samenwerken in ketens en netwerken

De uitdaging

Zowel in de profit als in de non-profit sector werken organisaties in toenemende mate samen in ketens en netwerken. Verdergaande specialisering, complexere regelgeving, complementaire deskundigheid: er zijn velerlei aanleidingen om samenwerking in ketens en netwerken aan te gaan. Soms komt de samenwerking voort uit noodzaak, soms uit ambitie. Vaak is de klant de aanleiding. Die heeft immers geen boodschap aan organisatiegrenzen. Die wil zo goed mogelijk verder geholpen worden. Die is vaak op zoek naar oplossingen, niet naar deelproducten.

Voordelen van samenwerking in ketens en netwerken zijn:

  • Toegang tot nieuwe kennis;
  • Toegang tot nieuwe kennissen;
  • Schaalvoordelen;
  • Complementaire deskundigheid;
  • Bieden van integrale oplossingen te bieden, in plaats van deelproducten;
  • (Bestuurlijke) afstemming van verantwoordelijkheden, rollen en capaciteiten.

Als samenwerking over de organisatiegrenzen heen zoveel voordelen heeft, waarom gebeurt het dan niet op veel grotere schaal. Waarom blijkt het in de praktijk zo moeilijk om de voordelen ook daadwerkelijk te realiseren? Er is lef voor nodig. Om open kracht en zwakte kenbaar te maken. Elkaars behoeftes en competenties te leren kennen. Vertrouwen te geven en het daarna pas te krijgen. Een balans te vinden tussen ‘halen’ en ‘brengen’.

Een neutraal diagnose-instrument als impuls

SIOO/VU, Rijnconsult en INK hebben hun kennis gebundeld om organisaties te helpen de slaagkans van hun netwerk- en ketensamenwerking te vergroten en de bestaande samenwerking door te ontwikkelen. Zij hebben een aanpak ontwikkeld om de samenwerking te evalueren met een extern, neutraal diagnose-instrument. Dit instrument adresseert kritieke succesfactoren die uit onderzoek naar tal van samenwerkingsrelaties in ketens en netwerken naar voren zijn gekomen.

Het instrument daagt uit de samenwerkingsambitie te benoemen. De gemeenschappelijke communicatie vorm te geven. Geeft inzicht in het type samenwerking en de verhoudingen tussen partners. Biedt een gedegen analyse van de kwaliteit van bestaande netwerk- en ketensamenwerking. Deze analyse richt zich op Doel, Governance, Relatie tussen partners.

Met behulp van het instrument is het mogelijk concrete ontwikkelstappen te benoemen om de samenwerking op een hoger niveau te brengen. Het feit dat het diagnose-instrument een neutrale herkomst heeft draagt bij aan de acceptatie van de analyses. Geen der partijen heeft er immers eenzijdig een invloed op kunnen uitoefenen. Het instrument kan periodiek worden ingezet, om progressie in de samenwerking te monitoren.

Elementen van de aanpak

  • Oriëntatie op het bovenliggend keten/netwerkdoel;
  • Oriëntatie op het type samenwerking en de verhouding tussen partners;
  • Inventarisatie van partners die betrokken zijn, of zouden moeten zijn;
  • Evaluatie van de huidige kwaliteit van de samenwerking aan de hand van een gevalideerd analyse-instrument;
  • Benoemen van prioriteiten bij de opbouw en doorontwikkeling van de samenwerking.

Doelgroep

De aanpak en het diagnose-instrument kunnen worden toegepast door partners die in een samenwerkingsverband opereren en de ambitie hebben dat gezamenlijk naar een hoger plan te tillen. Zo’n samenwerkingsverband zal in de meeste gevallen bestaan uit verschillende organisaties. Het is echter ook denkbaar dat netwerk- en ketensamenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen binnen concerns met behulp van de aanpak worden doorontwikkeld.

Toepassing van de aanpak door één van de partners in een samenwerkingsverband kan natuurlijk ook, maar heeft als nadeel dat er geen gemeenschappelijk startpunt wordt gecreëerd van waaruit gezamenlijk doorontwikkeld wordt. Gezien het feit dat vertrouwen een van de belangrijkste succesfactoren is om samenwerking in ketens en netwerken te laten slagen, is dit een mindere optie.

Voorbeeld van een begeleidingstraject

SIOO/VU, Rijnconsult en INK hebben rond het diagnose-instrument een begeleidingsaanpak ontwikkeld, die erop gericht is de bevindingen die uit de monitoring naar voren komen, om te zetten in concrete prioritering en uitvoering van verbeteracties. Een begeleidingstraject zou er als volgt uit kunnen zien:

  • Vooraf wordt in overleg vastgesteld op welke niveaus de resultaten van de diagnose worden uitgesplitst ten behoeve van nadere analyse (bijvoorbeeld organisatie, afdeling, functieniveau et cetera).
  • Een team van deelnemers wordt uitgenodigd om de vragenlijst van het diagnose-instrument in te vullen. Dit team is zodanig samengesteld, dat verschillende onderdelen van de keten/het netwerk zijn vertegenwoordigd. De omvang van het team staat ter beoordeling van de organisatie en is afhankelijk van het doel dat de organisatie met het traject heeft.
  • De vragenlijst wordt door de deelnemers individueel, online ingevuld.
  • De begeleiders zorgen voor de analyse en rapportage van de resultaten.
  • De input van individuele deelnemers wordt vertrouwelijk behandeld, hetgeen inhoudt dat de deelnemer zelf direct een individueel rapport krijgt, maar dat voor het overige de resultaten slechts op geaggregeerd niveau worden teruggekoppeld (bijv. op organisatie- afdelings-, of functieniveau).
  • Workshop van een dag, waarin de resultaten worden besproken en tot prioritering van verbeteracties wordt gekomen. Aandacht gaat uit naar hoog gescoorde vragen/elementen (is dit een kracht die de organisatie verder kan benutten?), laag gescoorde vragen/elementen (betreft dit belangrijke aspecten en moet er dus actie op worden gezet?) en tenslotte vragen/elementen die een brede spreiding in beantwoording laten zien (hoe komt het dat dit onderwerp zo verschillend wordt beleefd?).
  • De aanpak resulteert in concrete prioriteitsstelling en actieplannen.

De doorlooptijd van een dergelijk traject beslaat 1 à 1,5 maand. De tijdsinvestering van de organisaties is beperkt tot een korte intake, het invullen van de vragenlijsten en het bijwonen van een workshop.

Meerwaarde van de aanpak

  • Neutrale, onafhankelijke, gevalideerde methodiek;
  • Gebruikmaking van kennis over kritieke succesfactoren bij samenwerking in ketens en netwerken;
  • Integrale beoordeling samenwerking;
  • Snelheid;
  • Gedegen prioritering;
  • Vertaling naar actieplannen;
  • Ervaren procesbegeleiding.

Neem voor meer informatie en voor advies contact op met het INK via email ink@ink.nl, of telefonisch via 088-12 66 888.