Universiteit Maastricht doorstaat bedrijfsvoeringsaudit met glans

INK-directeur Ruud Stassen overhandigde het INK-verbetercertificaat aan André Postema, vice-voorzitter van het College van Bestuur en portefeuillehouder bedrijfsvoering van de Universiteit Maastricht.

Het is de eerste keer dat een universiteit een externe audit voor haar bedrijfsvoeringsprocessen succesvol heeft afgerond met een INK-erkenning. In het auditrapport concludeert de externe auditcommissie dat de Universiteit Maastricht “een duidelijke strategie heeft uitgezet waarvoor op managementniveau een groot commitment is verkregen”. Enkele andere bevindingen: “Leiders worden ervaren als betrokken, actief en open en een constructieve sfeer in de organisatie”, “Monitoring vindt plaats volgens een adequaat informatiesysteem” en “Er wordt op systematische wijze gewerkt aan de verbetering van de bedrijfsvoering”. 

Volgens Jan Vijge, projectleider van het Programma Verbetering Bedrijfsvoering, is er in de driejarige looptijd van het project heel wat bereikt: “De organisatie heeft met behulp van het INK-managementmodel handen en voeten gegeven aan het motto klantgericht werken. Medewerkers beseffen nu dat dat niet altijd betekent dat je precies doet waar de klant om vraagt, maar dat je op basis van je eigen professionele inschatting processen zo inricht dat klanten krijgen wat ze nodig hebben en tevreden zijn. Dienstverleningsovereenkomsten zijn bij deze werkwijze centraal komen te staan en medewerkers hebben gevoel ontwikkeld voor het werken volgens procesbeschrijvingen en gestandaardiseerde processen.”

Het INK-managementmodel is bij de Universiteit Maastricht in een periode van drie jaar ingevoerd. Na een eerste positiebepaling zijn de belangrijkste ondersteunende processen van de universitaire organisatie vastgelegd in procesbeschrijvingen en gestandaardiseerd. Daarna zijn voor deze processen verbeteracties ontwikkeld en getoetst met behulp van tevredenheidsmetingen. Het model is vervolgens beoordeeld door een externe auditcommissie, die haar bevindingen voor certificering heeft voorgelegd aan INK. Het Programma Verbetering Bedrijfsvoering richtte zich overigens alleen op de ondersteunende processen in de servicecentra en faculteits­bureaus. De kwaliteitszorg voor de primaire processen onderwijs en onderzoek is binnen het Hoger Onderwijs immers al via andere kanalen geregeld, op basis van landelijke visitaties en accreditaties.

Op basis van de volgende punten werd het INK-verbetercertificaat toegekend:

• Universiteit Maastricht… heeft een duidelijke strategie uitgezet, waarvoor een breed draagvlak is verkregen. Er wordt gestructureerd gestuurd op deze strategie, zowel op UM-niveau als op het niveau van de beheerseenheden.
• Leiders worden ervaren als betrokken, actief en open; in de organisatie heerst een constructieve sfeer.
• Het personeelsbeleid is opnieuw geijkt en in lijn gebracht met de internationale ambities van de Universiteit.
• De strategie van Universiteit Maastricht is doorvertaald naar zijn financiële consequenties; middels een adequaat informatiesysteem en het gebruik van kwartaalrapportages, het maandelijks beoordelen van budgetuitputting vindt monitoring plaats.
• Er wordt op systematische wijze gewerkt aan de verbetering van de bedrijfsvoering; er wordt lering getrokken uit de wijze waarop onder andere MoDi en het Programma Verbetering Bedrijfsvoering (PVB) is verlopen door in het nieuwe Programma Stroomlijning Bedrijfsvoering een andere verbeteraanpak te kiezen, waarmee duidelijker gestuurd wordt op resultaten.